بررسی علل و اثرات عدم اتمام به موقع طراحی و مهندسی بر تاخیرات و اضافه هزینه های پروژه
نویسنده: پوریا بهروان*، شرکت فولاد آذربایجان
اتمام پروژه ها طبق برنامه زمانبدی و قراداد همواره موضوع مورد بحث و دغدغه کارفرمایان و پیمانکارن بوده است. در سال های اخیر مشاهده می شود در کشور های در حال توسعه عدم اتمام پروژه در زمان مقرر، منجر به تاخیرات و تحمیل هزینه های اضافی می گردد. در کشور ما نیز همواره تلاش برای اتمام پروژه ها با بودجه مقرر و در زمان معین بوده است اما مشاهده می شود، خصوصا بعد از بازگشت تحریم ها، پروژه ها با مشکلات گوناگون روبرو می شوند که منجر به تاخیر و اضافه هزینه می گردد. یکی از دلایلی که به نظر تاثیر عمده بر این مسئله دارد عدم اتمام نهایی مرحله طراحی و مهندسی پروژه است. علل گوناگونی از جمله
- نبود مطالعات اولیه جامع و کامل
- عدم طراحی مفهومی کامل پیش از برگزاری مناقصه
- نبود دانش و تخصص کافی در پیمانکاران
- عدم وجود تکنولوژی به روز نزد سازندگان داخلی تجهیزات
- عدم تخصیص منابع مالی به بخش مهندسی
- تغییرات طراحی در حین اجرای پروژه
- گرایش پیمکانکار به سمت در ابهام نگاه داشتن پروژه برای کلیم های بعدی
و بسیاری علل دیگر سبب می شوند در اکثر پروژه ها، مرحله طراحی و مهندسی همزمان با اتمام پروژه به سرانجام برسد و موارد متعددی را نیز می توان یافت که اسناد و مدارک فنی و مهندسی حتی پس از اتمام پروژه و شروع به بهره برداری به سرانجام نرسیده اند و موجب اضافه هزینه های بهره برداری و تعمیر و نگهداری نیز شده اند.
مشکلات موجود در طراحی اولیه و مفهومی پروژه و مرحله طراحی مهندسی تفصیلی، کارفرمایان را برآن داشته است تا با اتخاذ فرمت های مختلف اجرای پروژه:
- Turn Key
- Negotiated Turn Key
- Modified Turn Key
- Cost-Plus
و سایر روش های ترکیبی، ریسک، هزینه ها و مشکلات طراحی را بین خود و پیمانکاران مدیریت کنند تا هزینه به حداقل ممکن برسد، اما خود این راهکار ها بعضا در روابط مالی بین کارفرما و پیمانکار و نیز روابط این دو با تامین کنندگان خارجی عواملی را سبب می شوند که طراحی و مهندسی بهینه طرح ها را با مشکل مواجه می کند.
این جستار بر آن است تا ضمن بررسی علل نهایی نشدن طراحی و مهندسی پروژه های ساخت واحد های صنعتی، طبق برنامه زمانبندی، پیشنهاد سنجش و بررسی میزان تاثیرات آن را بر افزایش هزینه های اضافی و تاخیرات پروژه طرح نماید و توجه مدیران را به ابعادی از موضوع جلب کند که تاکنون کمتر مورد بررسی قرار گرفته است.
مدیریت پروژه به عنوان یک دانش برآمده از تجربه ی سالها طراحی و اجرای پروژه در جهان راهکار های مختلفی را برای پیشبرد پروژه در مسیر برنامه ارائه می کند، اما امروز در کشور ما و با توجه به محدود شدن منابع و نیاز بیشتر به افزایش بهره وری و و استفاده حداکثری از منابع لازم است تجارب برای اصلاح برخی رویه به کار گرفته شود و با نگاه منطقه ای، انباشت تجربه گران قیمت را برای بومی سازی و کاربردی کردن آن در مسیر مدیریت دانش بنیان به کار بست.
سوال هایی که می توانند بستر پژوهش شوند:
- آیا به مهندسی ارزش مستتر در فاز طراحی و مهندسی به قدر کافی توجه می شود؟
- بخش طراحی و مهندسی چه بخشی از کل پروژه را به خود اختصاص داده و تا چه اندازه برای مدیران ارزشمند است؟
- آیا وزن کار مهندسی در کل پروژه می تواند بر میزان تخصیص منابع مالی به این بخش اثرگذار باشد؟
- نبود طراحی تفصیلی چه هزینه هایی را در هنگام خرید و تامین مواد و تجهیزات بر پروژه تحمیل می کند؟
- هزینه های اضافی ایجاد شده از ناکفایتی بخش طراحی بیشتر متوجه کارفرما می گردد یا موجب تضرر پیمانکار می شود؟
- تغییرات در بخش های مختلف واحد های فرآیندی در زمان اجرای پروژه تا چه اندازه می تواند موجب دوباره کاری در سایر بخش ها گردد و منجر به چه هزینه هایی می شود؟
- آیا جذابیت های مالی قرارداد و توجه پیمانکاران به بخش ساخت و خرید می تواند باعث ناتمام ماندن و عدم توجه کافی به بخش مهندسی شود و آیا این امر هزینه های اضافی برای کارفرما ایجاد می کند؟
- آیا در مرحله برگزاری مناقصات طراحی های اولیه می توانند به قدر کافی نشان دهنده ابعاد واقعی پروژه و نیاز های مهندسی آن باشند؟
- آیا طرح های اولیه و مفهومی می توانند به خوبی نشانگر مسیر طراحی تفصیلی مهندسی باشند؟
- آیا به لحاظ اجرایی امکان طراحی و مهندسی نهایی در پروژه ها مورد بررسی وجود دارد؟
- آیا در شرکت های ایرانی دانش و تجربه کافی برای تحقق طراحی مهندسی در زمان های معمول در پروژه های مشابه در جهان وجود دارد؟
- لزوم واردات تجهیزات فرآیندی از خارج از کشور تا چه میزان بر طراحی فرآیند واحد صنعتی می تواند تاثیرگذار باشد؟
- آیا می توان تبعات تغییر در تامین کنندگان بر مسیر پروژه را پیش بینی کرد و هزینه های این تغییر را مدیریت نمود؟
مرور مبانی نظری و پیشینه پژوهش
بنا به تعاریف کلاسیک، تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص را مدیریت پروژه می گویند. یک پروژه داری مراحل مختلفی است که هر مرحله دارای خصوصیات خاص خود و نیازمند تصمیم گیری های مناسب آن است. از متداول ترین تقسیم بندی های پروژه می توان به فاز های: درک، برنامه ریزی، اجرا و به پایان رساندن اشاره کرد. پروژه ها در برگیرنده فعالیت هایی هستند که باید در بازه زمانی معین و با هزینه و کیفیتی معین اجرا شوند. تقسیم بندی دیگری که از مراحل پروزه بیشتر در کشورمان رایج است عبارت است از:
- فاز صفر: طرح پیشنهادی
- فاز یک: طراحی اولیه
- فاز دو: طراحی تفصیلی
- فاز سه: اجرای پیمان
- فاز چهار: بهره برداری
در سال های اخیر بنا به شرایط و سیسات های تخصیص ریسک، در اکثر پروژه های ساخت، فاز صفر و فاز یک توسط شرکت های کارفرما و شرکت های مهندسی مشاور انجام گرفته است و بعد از مطالعه و ارائه طراحی اولیه یا مفهومی، ادامه کار طی برگزاری به شیوه کلید در دست به شرکت های پیمانکار سپرده می شود. فرمت های گوناگونی از اجرای پروژه وجود دارد که هر یک مزایا و معایب خاص خود را دارند.
1-Turn Key:
- این روش هنگامی که کار به طور کامل طراحی نشده، مورد استفاده قرار می گیرد و معمولا با مطالعه مفهمومی شروع و با راه اندازی تکمیل می شود. در این حالت حیطه کار پیمانکار بایستی شامل مهندسی پایه، مهندسی تفصیلی، تدارکات، نصب و ساخت کامل تجهیزات، بازرسی و تسریع دستورالعمل های راه اندازی و پرونده اسناد باشد. مزایای این روش عبارتند از:
- هزینه پروژه قبل از شروع کار مشخص می شود.
- پیمانکار می تواند فرآیند تحویل تجهیزات را تسریع نماید.
- ریسک کار متوجه پیمانکار است.
- معایب این روش:
- کنترل طراحی پروژه از کارفرما سلب می شود و اگر بخواهد در این مرحله نظارت داشته باشد باید هزینه زیادی بپردازد.
- رقابت برای انتخاب پیمانکار محدود می شود.
- به علت متوجه شدن ریسک کار به پیمانکار، وی یک ضریب احتمالی را به هزینه خود اضافه می کند.
- به این علت که شرکت های پیمانکار فرعی برای پیمانکار اصلی کار می کنند، کارفرما هیچ گونه کنترلی بر آنان ندارد.
- انگیزه و تمایل کارفرما و پیمانکار یکسان نیست. پیمانکار تمایل دارد تا کیفیت کارش را به ازای قیمت ثابت پایین بیاورد، بنابراین کارفرما باید بازرسی و تسریع را حین انجام کار مد نظر قرار دهد. این کار برای پیمانکاران فرعی به علت عدم مراودات تجاری مستقیم بسیار مشکل است.
2-Negotiated Turn Key
در این روش، مهندسی تفصیلی و طراحی برای یک قیمت ثابت انجام می گیرد. البته قبل از انجام مهندسی تفصیلی، اقلام تحویلی طویل المدت می توانند سفارش داده شوند و برای قیمت کلید در دست، زمانی که حیطه کاری تعریف شد، مذاکره به عمل می آید. مزایا و معایب این روش همانند روش قبل است، با این تفاوت که کنترل طرح به عهده کارفرماست و ریسک پیمانکار کمتر بوده و ضریب احتمالی در پیشنهادش کاهش پیدا خواهد کرد.
3-Modified Turn Key
در این روش هر قلم کاری تفکیک می شود و هنگامی که حیطه کاری آن تعریف شد Turn Key پیشنهاد می شود. این کار در دو روش قبلی توسط پیمانکار اصلی با پیمانکار فرعی انجام می گرفت. مزایای آن عبارتند از:
- کنترل پروژه توسط کارفرما
- چون می توان اقلام کاری را به شرکت های مختلف سفارش داد، رقابت بین آن ها بیشتر می شود.
- بازرسان و کارشناسان کارفرما رابطه مستقیم با تمام پیمانکاران خواهند داشت.
- ریسک کار پیمانکار توسط کارفرما قابل کنترل می شود
معایب این روش هم عبارتند از:
- نیاز به هماهنگی قرارداد ها چه توسط کارفرما و چه توسط مهندسین مشاور افزایش می یابد.
- طرح اجرایی پروژه بایستی توسط کارفرما یا مشاورش توسعه یابد.
- هزینه های مدیریت مهندسی پروژه به طور آشکار تعیین می شوند و در هزینه قرارداد پنهان نمی شوند.
این روش زمانی که ریسک کار زیاد است و یا زمان کافی برای پذیرش پیشنهادهای شرکت وجود ندارد استفاده می شود. در این حالت بایستی مبلغی به اضافه درصدی از هزینه پرداخت شود.
انتخاب هر یک از این روش بنا به موقعیت پروژه، پیمانکاران در دسترس، موقعیت رقابتی آن ها و اولویت های کارفرما به دلیل ماهیت پروژه انجام می گیرد و نمی توان روش خاصی را برای یک پروژه به طور قطع تجویز کرد.
در کشور ما عمده پروژه های صنعتی بزرگ که در اکثر آن ها کارفرما دولت و وزارتخانه های نفت، نیرو و صمت می باشد شامل صنایع نفت و گاز، نیروگاه، انتقال نیروی برق، انتقال آب، آب و فاضلاب، صنایع معادن و فلزات می باشند که در اکثر آنها پروژه بصورت طرح، تدارک و اجرا، انجام می پذیرد.
پیشینه پژوهش
در بررسی های اولیه مشاهده می شود که اکثر تحقیقات در زمینه تاخیرات و اضافه هزینه های پروژه های ساخت در کشور های در حال توسعه و توسعه نیافته مانند: نیجریه، پاکستان، هند، عربستان، امارات متحده عربی، افغانستان، مصر و دیگر کشور های با شرایط اقتصادی، اجتماعی و حکمرانی مشابه انجام شده اند. در اکثر مقالات و تحقیقات، بررسی هزینه های طراحی مجدد، و اضافه هزینه های ناشی از ضعف طراحی مورد بررسی واقع شده است اما مواردی چون تمایل پیمانکاران به در ابهام نگه داشتن پروژه با انگیزه های مالی، نبود دانش طراحی در شرکت های پیمانکار و نبود تکنولوژی ساخت تجهیزات فرآیندی، کمتر مورد توجه قرار گرفته است. از سوی دیگر در اکثر بررسی ها عوامل خاص منطقه ای دخیل در پروژه مورد مطالعه و یا شرایط منطقه ای و سیاسی کشوری که پروژه در آن واقع شده مورد بررسی قرار گرفته است. عواملی چون تامین دیرهنگام اعتبار پروژه، ناامنی ها اجتماعی، سیاسی و اقتصادی در کشور های آفریقایی عمده دلایل تاخیر در اتمام پروژه بوده است و به نظر کمتر به سنجش تاثیر تاخیر در به انجام رساندن مهندسی و طراحی پروژه بر روی کل هزینه های پروژه بررسی شده است.
در کشور های حاشیه خلیج فارس که به دلیل وجود منابع مالی نفتی مشکل تامین اعتبار وجود نداشته نیز عوامل فنی باعث تاخیر در پروژه و ایجاد اضافه هزینه بوده است، که شامل این موارد می باشد: تغییر در طراحی و محدوده و مقیاس پروژه توسط کارفرما در حین اجرای پروژه، طراحی ضعیف اولیه و برنامه زمانبندی نامناسب پروژه، مشکلات طراحی، درک ناکافی از مقیاس پروژه در مرحله مناقصه، زمانبندی و تخصیص منابع نادرست در اثر تخمین دست بالا یا دست پایین سود پروژه.
در زمینه مهندسی ارزش تحقیقات کاربردی بیشتری صورت گرفته اما اثرات عدم نهایی سازی به هنگام و به موقع طراحی پروژه کمتر مورد بررسی مهندسی ارزش قرار گرفته است. در مهندسی ارزش فرض بر این است که برای هر پروژه با مقایسه گزینه های محتمل، گزینه بهینه ای با حداقل هزینه و کیفیت قابل قبول یافت.
پیشنهاد پژوهش و حل مسئله
طراحی اولیه با وجود موانع فنی می تواند تا حدود زیادی شرایط و هزینه های پروژه را پیش بینی نماید و در مواردی که احتمال عدم تحقق برخی طرح ها یا عدم امکان تدارک برخی مواد و تجهیزات در اثرات مواردی چون تحریم وجود دارد می تواند با در نظر گرفتن طرح های جایگزین موجب تسریع در انجام پروژه و افزایش پویایی آن گردد.
در صورت بررسی هزینه های ناشی از نبود طراحی مهندسی تفصیلی، تخصیص منابع مالی به نیروی انسانی و تربیت نیروی متخصص برای انجام طراحی و مهندسی در شرکت های پیمانکار توجیه اقتصادی خواهد داشت.
انجام مطالعات اولیه و امکان سنجی پیش از آغاز پروژه می تواند به پیش بینی و کاهش خسارات زیست محیطی و اجتماعی پروژه انجام پذیرد. پیش بینی این هزینه ها می تواند در بلند مدت موجب کاهش اتلاف منابع ملی گردد.
به نظر می توان با تعیین سناریو های مختلف برای یک پروژه فرضی و یک نمونه پروژه واقعی میزان و نحوه تاثیر طراحی تفصیلی پروژه بر میزان اضافه هزینه ها و تاخیر در اتمام پروژه را بررسی کرد. با توجه میزان تورم، افزایش قیمت ها در طول اجرای پروژه و کشش به سمت خرید زودهنگام و پیش از اتمام طراحی و مهندسی، سناریو های خرید تجهیزات و مواد در زمان های مختلف نیز می توانند مورد بررسی و مقایسه قرار گیرند.
کلیه طرح های ساخت پروژه های صنعتی موضوع نشریه 3-2-1-3 سازمان برنامه و بودجه، شرح خدمات تهیه طرح های بزرگ صنعتی، وزارت نیر، وزارت نفت و وزارت صنعت، معدن، تجارت و شرکت های تابعه آنها و کلیه شرکت های پیمانکار می توانند جامعه هدف این تحقیق می باشند و برای جامعه نمونه می توان چند پروژه از پروژه از پروژه های جاری کشور اما با شرایط طراحی و مهندسی متفاوت را انتخاب و مورد بررسی قرار داد.